Sie sitzt geduldig an Ihrer digitalen Rezeption, während Sie Urlaub machen, auf Weiterbildung sind oder einfach einmal tief durchatmen – Ihre Abwesenheitsnotiz.
Sie begrüßt Besucherinnen und Besucher, beantwortet Fragen und informiert, wann Sie wieder erreichbar sind.

Zumindest wäre das ihre Aufgabe.
Stattdessen begegnen wir erstaunlich oft einer Abwesenheitsnotiz in Schriftgröße 8, ohne Anrede, ohne Struktur und entweder so kurz, dass die wesentliche Informationen fehlen, oder in Form eines Kurzromans. Und nicht selten bleibt die wichtigste Frage unbeantwortet:
Wann ist die Person wieder zurück?

Vor Kurzem haben wir uns zahlreiche Abwesenheitsnotizen angesehen. Das Ergebnis hat uns überrascht:
49,7 % enthielten KEINE Signatur.
Dabei gilt in Österreich für geschäftliche E-Mails eine Signaturpflicht bei jeder neuen Korrespondenz. Und ja – dazu zählt auch die Abwesenheitsnotiz.

Diese kleine Nachricht vertritt Sie und Ihr Unternehmen oft über mehrere Tage oder Wochen. Sie ist die digitale Kollegin am Empfang, die einspringt, wenn Sie gerade nicht da sind.

Und diese Kollegin sollte:
✓ freundlich begrüßen
✓ sagen, ab wann Sie wieder erreichbar sind
✓ informieren, ob das E-Mail weitergeleitet wird
✓ informieren, ob es eine Vertretung gibt und wer das ist (plus Kontaktdaten)
✓ gut lesbar formatiert sein
✓ und selbstverständlich eine vollständige Signatur tragen.