Was machen Sie bei einem persönlichen Treffen? Sie nehmen Blickkontakt auf, Sie lächeln Ihr Gegenüber an und grüßen. Meist wechseln Sie ein paar unverbindliche Worte (Small Talk), um ins Gespräch einzusteigen und ein Gespür für den anderen Menschen zu bekommen. Das alles prägt das Gesprächs-Klima.
Wie können wir diese wichtige Phase auch im E-Mail gestalten?
„Wenn Du jemanden ohne Lächeln siehst, schenk ihm eines von Dir.“
(Anonym)
Was ist Freundlichkeit?
Die Schüler:innen sind fasziniert vom freundlichen Umgang ihres Meisters mit anderen Menschen. Deshalb wollen sie wissen: „Meister, wer hat dich diese Freundlichkeit gelehrt und wie können wir auch so freundlich werden wie du?“
Der Meister antwortete mit einem Lächeln: „Nicht ein Lehrer, sondern viele Lehrer:innen haben mich Freundlichkeit gelehrt, und ich lerne immer noch.“
Die Schüler:innen waren verwundert.
Der Meister fuhr fort: „Alle unhöflichen Menschen waren und sind meine Lehrer:innen. Ich habe mir stets gemerkt, was mir am Benehmen dieser Menschen missfallen hat – und dann habe ich mich bemüht, genau dieses Verhalten meinen Mitmenschen gegenüber zu vermeiden. Seht ihr, so einfach ist das!“
(Verfasser:in unbekannt)
Wirkungsvolle und stilvolle Einleitungssätze
Studien haben gezeigt, dass Empfänger:innen von E-Mails oder Chats den Inhalt wesentlich negativer interpretieren als es die Absender:innen beabsichtigt haben.
Das ist evolutionsbedingt und nennt sich Negativitätseffekt. Damit will uns unser Gehirn schützen.
In unserer Kommunikation erleben wir diesen Negativitätseffekt besonders häufig beim geschriebenen Wort – bei E-Mails und Chats, denn hier fehlen wichtige Signale wie Mimik, Gestik, Tonfall und Betonung.
Um dem gegen zu wirken, schreiben Sie gleich zu Beginn einen positiven, freundlichen und wertschätzenden Satz.
15 wirkungsvolle Einleitungssätze
- Danke für Ihr Interesse / für Ihren Anruf / für Ihre Unterlagen.
- Vielen Dank für Ihre Nachricht / für Ihr E-Mail / für Ihre Information.
- Schön, wieder von Ihnen zu lesen.
- Vielen herzlichen Dank für Ihre Anfrage.
- Ich danke Ihnen für das informative Telefongespräch vorhin.
- Danke für Ihren wertvollen / wichtigen / interessanten Hinweis.
- Herzlichen Dank für Ihre rasche / prompte Antwort.
- Bitte entschuldigen Sie die verspätete Antwort.
- Danke für Ihre Geduld. Nun habe ich alle Informationen für Sie.
- Unser Telefongespräch heute mit Ihnen war sehr informativ für mich.
- Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen (Produkten/Leistungen)
- Danke für Ihre Anfrage vom … . Wir freuen uns darüber.
- Wir haben uns über Ihren Besuch bei … sehr gefreut.
- Schön, dass Sie sich mit Ihrer Frage / Ihrem Anliegen an uns wenden.
- Es freut mich sehr, dass wir uns … kennengelernt haben.
Tipp:
Schreiben Sie den ersten Satz als Letztes. Oft ist der erste Satz der schwerste in einem E-Mail. Formulieren Sie Ihr E-Mail fertig und schreiben Sie den Einleitungssatz zum Schluss.
