Er ist wieder da: der Arbeitsalltag, der Schulbeginn. Und damit verbunden oft auch viele gute Vorsätze nach der Sommerzeit: „Ich werde weniger Überstunden machen.“ „Ich werde konzentrierter / strukturierter arbeiten!“ “ Ich werde mich weniger ablenken lassen!“
Auf leisen Sohlen kommen sie herangeschlichen – die Zeitdiebe. Und stehlen Ihre guten Vorsätze Stück für Stück.
Welche „Diebstahlsicherungen“ Sie einbauen können, davon lesen Sie heute.
Es gibt Diebe, die nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: Die Zeit. (Napoleon Bonaparte)
Die Zeit lebt im Herzen
Es gibt ein großes und doch ganz alltägliches Geheimnis. Alle Menschen haben daran teil, jeder kennt es, aber die wenigstens denken je darüber nach. Die meisten Leute nehmen es einfach so hin und wundern sich kein bisschen darüber. Dieses Geheimnis ist die Zeit.
Es gibt Kalender und Uhren, um sie zu messen, aber das will wenig besagen, denn jeder weiß, dass einem eine einzige Stunde wie eine Ewigkeit vorkommen kann, mitunter kann sie aber auch wie eine Augenblick vergehen – je nachdem, was man in dieser Stunde erlebt. Denn Zeit ist Leben. Und das Leben wohnt im Herzen. (Momo, Michael Ende 1973)
Welche Zeitdiebe stehlen Ihre Zeit?
Eine aktuelle Studie aus 2022 (Proudfoot) hat herausgefunden, dass pro Jahr mehr als 32 Arbeitstage durch ineffizientes Arbeitens vergeudet werden. Das ist mehr als die meisten von uns Urlaubstage haben.
Wir unterscheiden zwei Kategorien von Zeitdieben:
Zu den inneren Zeitdieben gehören:
- keine genaue Zeitplanung
- fehlende Übersicht über alle Aufgaben und Aktivitäten
- keine Prioritätensetzung
- nicht “Nein” sagen können
- neue Arbeiten werden begonnen, bevor andere abgeschlossen sind
- schlechte Besprechungsvorbereitung
- zu lange Telefonate
- fehlende Selbstdisziplin
- Perfektionismus
Zu den äußeren Zeitdieben gehören:
- permanente Unterbrechungen
- fehlender Informationsfluss
- keine Koordination zwischen Arbeitsabläufen und Aufgaben
- zu viele Besprechungen, Meetings etc.
- Kunden und Kolleg:innen sind oft nicht erreichbar
- zu wenig Kolleg:innen (Überlastung)
- unklare Kommunikation
- E-Mails, Chats, Messenger-Nachrichten
Diebstahlsicherungen gegen Zeitdiebe
So wie es unterschiedliche Zeitdiebe gibt, gibt es auch unterschiedliche Methoden, diese abzuwenden.
Wählen Sie einfach die für Sie und Ihre Aufgaben passende Methode aus.
1) Perfektionismus
Wenn wir alles perfekt machen wollen, vergeuden wir oft wertvolle Zeit. Meist reicht es, wenn wir die Aufgaben GUT erledigen. Was GUT ist, unterscheidet sich natürlich von Aufgabenbereich zu Aufgabenbereich.
Manchmal hilft es, sich einfach zu sagen: „Better done than perfect!“
2) Sozial verträglich NEIN sagen
„Duuhuuu – kannst du …“ kommt eine Kollegin oder ein Kollege zu mir und bittet mich um etwas. Wenn ich nicht NEIN sage, ist ein Stück meiner wertvollen Zeit weg.
Wie können Sie sozial verträglich nein sagen?
- Zeigen Sie Wertschätzung und sagen Sie: „Lass mich kurz nachschauen, ob sich das bei mir ausgeht.“
So gewinnen Sie die Zeit, um zu entscheiden, ob und wie Sie helfen können. - Wenn Sie NEIN sagen wollen, sagen Sie: „Ich habe mir das genau angeschaut, es geht sich nicht aus – auch wenn ich dir gerne helfen möchte.“
- Wenn Sie SPÄTER helfen können, sagen Sie: „Ich helfe dir gerne. Zuerst mache ich noch meine Aufgaben fertig. Ich habe dann ab … für dich Zeit.“
3) Gegen das Verzetteln - nutzen Sie die Pomodoro-Technik
Tendieren Sie dazu, sich in Ihren Aufgaben zu verlieren und die Zeit zu vergessen? Dann probieren Sie die Pomodoro-Technik (Der Küchenwecker des Erfinders hatte die Form einer Tomate – daher Pomodoro-Technik). Sie steigern Sie Ihre Produktivität und gewinnen Motivation.
- Stellen Sie sich Ihren Wecker auf 25 Minuten ein. Arbeiten Sie konzentriert und fokussiert an Ihrem Thema. Danach machen Sie 5 Minuten Pause.
- Dann kommt die nächste Einheit.
- Nach 4 solcher Einheiten machen Sie eine längere Pause.
4) E-Mails geblockt abarbeiten
Einer der häufigsten Zeitdiebe ist das laufende Checken der eingehenden E-Mails. In den meisten Fällen reicht es, die E-Mails geblockt abzuarbeiten. Wie häufig es wirklich notwendig ist, können Sie selbst testen. Starten Sie damit, dass Sie nur einmal jede Stunde in Ihren Posteingang schauen.
5) Machen Sie ausreichend Pausen
Manchmal lassen wir Zeitdiebe zu, weil wir eigentlich eine Pause machen möchten. Haben Sie Mut zur Pause.
Unser Körper und Gehirn brauchen Pausen, damit wir unsere Akkus wieder aufladen können. Danach sind wir leistungsfähiger, kreativer, konzentrierter und motivierter.
Ein paar Ideen für Mikropausen und Minipausen finden Sie hier zum Download.
