So werden Ihre E-Mails rascher gelesen und bearbeitet: Nutzen Sie den Betreff

Ein herzliches Hallo,

warum haben Sie sich entschieden, diesen Blog zu lesen? Hat der Titel Sie angesprochen? Erwarten Sie sich, auch diesmal wieder nützliche Tipps von uns?

Ein gut formulierter Betreff bringt Sie Ihrem Ziel näher: dass Ihre E-Mails vorrangig gelesen und bearbeitet werden.

“Nicht alle Dinge lassen sich leicht in Worte fassen.
Aber sie stehen bisweilen unsichtbar zwischen den Zeilen.”

(Frantz Wittkamp)

Der Blinde

Ein Blinder saß an einem strahlenden Frühlingstag am Rand einer Fußgängerzone, zu seinen Füßen ein Hut und ein Holzbrettchen, worauf zu lesen stand: “Bitte helft mir, ich bin blind!”

Eine Frau blieb stehen und sah, dass nur wenig Geld im Hut lag.
Sie nahm das Holzbrettchen, drehte es um und schrieb eine andere Nachricht darauf. Sie legte das Brettchen zurück zu den Füßen des blinden Mannes und ging weiter.
Am Nachmittag kam die Frau zurück zu dem Blinden und sah, dass der Hut mit Geldscheinen und Münzen gefüllt war.
Der Blinde erkannte die Frau an ihrem Gang und fragte sie, was sie auf sein Brettchen geschrieben hatte.
Diese antwortete ihm: “Nichts anderes als deine Botschaft – nur mit anderen Worten.”
Sie lächelte und las ihm den neuen Text vor: “Heute ist Frühling – aber ich kann es nicht sehen”.
(unbekannt)

5 plus 1 Tipp für gern gelesene E-Mails: Der Betreff

Der Betreff ist neben dem Namen des Absenders der wichtigste Grund, ein E-Mail zu öffnen und zu lesen. Im besten Fall erkennen wir aus dem Betreff sofort, worum es in diesem E-Mail geht.

Aus dem Zeitmanagement kennen wir die 3-Minuten-Regel: Jedes E-Mail, dass ich innerhalb 3 Minuten lesen, bearbeiten und beantworten kann, erledige ich gleich.

Der Betreff ist immer im Posteingang sichtbar. Unabhängig davon, welche Vorschau-Einstellung Ihre AdressatInnen nutzen.

  • Nutzen Sie 7 bis 9 Wörter (50 Zeichen), um Ihre Kernaussage kurz, knackig und prägnant auf den Punkt zu bringen
  • Schreiben Sie Empfänger-bezogen: Ihr Angebot für …, Unterlagen für Ihre …
    Schlüsselworte nach vorne – Die wichtigste Information sollte ganz vorne stehen – dann wird sie gelesen
  • Der Betreff und Inhalt sollen zusammenpassen. Bei sich veränderndem Inhalt verändern Sie auch den Betreff
  • Schreiben Sie TUN-Wörter: statt Rücksendung besser antworten. Statt Erledigung besser erledigen

Weitere Tipps rund ums Schreiben von E-Mails finden Sie im Buch „Konfliktfalle E-Mail“ von Michaela Kellner & Andrea Khom, erschienen im Goldegg-Verlag.

Konfliktfalle E-Mail

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